Definieer het problem
Voor elke beslissing die groter is dan, hé, waar gaan we vandaag lunchen, is de allereerste stap in het besluitvormingsproces het correct definiëren van het probleem.
Voor elke beslissing die groter is dan, hé, waar gaan we vandaag lunchen, is de allereerste stap in het besluitvormingsproces het correct definiëren van het probleem.
Voor elke beslissing die groter is dan, hé, waar gaan we vandaag lunchen, is de allereerste stap in het besluitvormingsproces het correct definiëren van het probleem. Je moet jezelf bewust afvragen: wat is het echte probleem hier? Het doel hiervan is de onderliggende oorzaak te vinden. Maar veel te vaak hebben we het druk en zijn we gestrest. En we pakken een probleem aan zonder na te denken. Zonder de oorzaak aan te pakken, ben je eigenlijk alleen maar bezig met de symptomen van het probleem en dat betekent dat je het probleem niet echt oplost.
Om de onderliggende oorzaak te vinden is het soms nuttig om de vraag, waarom, meerdere keren te stellen. We zullen een voorbeeld geven. Je hebt een winkel en een medewerker presteert niet goed. Je merkt dat zijn werk de afgelopen maanden niet op tijd af is terwijl dat in het verleden nooit een probleem is geweest. Door het niet goed functioneren komen er klachten binnen en bovendien moet jij alles corrigeren. Er zijn verschillende voor de hand liggende reacties. Je kunt een mail sturen om duidelijk te maken dat je bezorgd bent. Of misschien loop je even bij hem langs om te vragen wat er aan de hand is. Na een paar van dit soort reacties kunt u je hem misschien zelfs een formele mail sturen. Maar dit zijn eigenlijk niet de beste reacties. Het is namelijk heel waarschijnlijk dat het niet op tijd af hebben van het werk het probleem is, maar slechts een symptoom.
Dus begin jezelf met af te vragen waarom het werk niet op tijd af is. Is de werknemer op de een of andere manier ongeschikt voor de taak? Is de aard van het werk veranderd? Zijn er problemen met de laptop? Misschien is er een vorm van conflict waar je je niet bewust van bent, wie weet? Nadat je erover hebt nagedacht, is het tijd om met de medewerker te praten. Uiteraard respectvol en onder vier ogen. Wees duidelijk en to the point. Vraag naar het probleem, en ga er hierbij niet van uit dat je het antwoord weet. Je moet de persoon in kwestie genoeg op zijn gemak stellen om eerlijk te antwoorden zodat je goed kunt begrijpen wat er aan de hand is. Bijvoorbeeld, misschien vertrouwt hij je toe dat hij ziek is. Of misschien is hij afgeleid omdat hij voor een familielid zorgt. Of misschien haalt de medewerker geen voldoening uit zijn werk.
Je doel is om de oorzaak te ontdekken, want je kunt niet helpen totdat je weet wat er aan de hand is. Natuurlijk is het zo dat in teams of groepen problemen vaak worden opgelost zonder dat er interventie van een leidinggevende vereist is. Maar is dat ook niet het geval, en dan moet er worden ingegrepen om iemand weer productief te laten zijn. De kans om dat met succesvol te doen stijgen aanzienlijk als je begint met het juist en volledig correct definiëren van het probleem. Je kunt nu al beginnen. Denk gewoon aan eigen je meest hardnekkige en terugkerende probleem. En vraag je dan af: waarom? Met een beetje doorzettingsvermogen kom je bij de hoofdoorzaak. En van hieruit heb je een reële kans om je probleem blijvend op te lossen.
